Semantica DMS Quickscan
*Vereist
Naam
*
Bedrijf
E-mail
*
Telefoonnummer
Wat wilt u met een document management systeem/digitaal archief (DMS) in uw organisatie bereiken?
Wat voor soort documenten wilt u archiveren?
Papieren documenten die eerst gescand moeten worden
Elektronische documenten (zoals b.v. Word, Excel of Autocad tekeningen)
E-mail berichten (incl. bijlagen)
Welke dossiervorming wenst u te bereiken?
Contractdossier
Financieel dossier
Patiëntdossier
Klantdossier
Projectdossier
Tekeningdossier
Geen specifieke dossiervorming, alle documenten staan op zichzelf
Anders:
Wat voor type documenten wilt u opslaan/bewerken in het DMS (b.v. inkoopfacturen, contracten, werktekeningen etc.)?
Hoeveel documenten worden er in eerste instantie in het DMS geplaatst?
Hoeveel documenten komen er jaarlijks in het DMS bij?
Hoeveel gebruikers dienen toegang te hebben tot het DMS?
Waar wilt u dat papieren documenten gescand worden?
Scannen dient op de werkplek van één of meerdere gebruikers te gebeuren
Scannen dient op een gezamenlijke (afdelings-)scanner te gebeuren
Scannen wil ik graag uitbesteden
N.v.t., het betreft alleen elektronische documenten en/of e-mail
Waar dient de DMS software op te worden geïnstalleerd?
Binnen mijn organisatie in onze IT infrastructuur op ons systeem
Binnen mijn organisatie in een door Semantica compleet geleverd systeem
Bij de leverancier in een beveiligde omgeving
Wanneer bent u van plan het DMS aan te schaffen?
Binnen een maand
Binnen een paar maanden
Binnen een jaar
Meer dan een jaar
Wat is ongeveer het budget voor de aanschaf en onderhoud van een DMS voor de eerste drie jaar?
€ 2.000 - € 5.000
€ 5.000 - € 10.000
€ 10.000 - € 20.000
€ 20.000 - € 50.000
€ 50.000 - € 100.000
€ 100.000 of hoger
Onbekend
Eenvoud en gebruikersvriendelijkheid.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Versleuteling van documentgegevens, zodat ze onleesbaar zijn voor derden.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Toegang via een browser, zonder lokale installatie en update problematiek van software.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Veilige verbinding, zodat geen gegevens kunnen worden ‘afgetapt’.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Automatische dossiervorming, waarmee documenten direct in het juiste dossier worden geplaatst.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Workflow, zodat een document een vooraf gedefinieerd proces doorloopt (zoals b.v. factuur procuratie).
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Digitale handtekening, voor het digitaal ondertekenen van een PDF document.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Meerdere versies van documenten kunnen bewaren.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Zoeken op tekstuele inhoud van documenten.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Kenmerken (meta informatie) toe kunnen voegen waarop ook gezocht kan worden.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Zelfgedefiniërde kenmerken, zodat elk soort informatie kan worden vastgelegd.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Archiveren van e-mail berichten en bijlagen, evt. in een dossier.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Integratie met ERP systemen, zodat direct vanuit b.v. de financiële administatie inzage in een factuur mogelijk is.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Herkenning van tekst van papieren documenten (OCR).
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Automatisch herkennen van documenteigenschappen van papieren documenten.
1
2
3
4
5
niet relevant
heel belangrijk
Opmerkingen