Ivie

Karakteristiek voor de werkzaamheden van Ivie zijn de vaardigheden en processen in samenwerking met veel organisaties, zoals de administratieve processen, met zeer specifieke kennis van verschillende wetenschappelijke onderzoeken die worden beschermd door het Instituut.

Dit heeft geleid tot het selectieproces van een document management systeem. In ons geval wilden wij graag een eenvoudige opslag van documenten en zou dit het belangrijkste systeem gaan vormen voor de ondersteuning van de processen en projecten die het Ivie elk jaar uitvoert.

De definitieve keuze voor Semantica DMS is gemaakt om verschillende redenen, waaronder: dekking van onze behoefte als beheerder van documenten, de mogelijkheden voor het genereren van de workflow, toegang tot documenten op afstand, en als laatste, zeker niet minder belangrijk, is het voordeel door de integratie met de Oracle database als het gaat om de aansluiting met in Semantica DMS lopende processen.

Vanaf het moment van aanschaf, zijn de gebieden uitgebreid waarin wij gebruik maken van Semantica DMS. We zijn begonnen met de meest elementaire zoals het beheer van de bibliotheek en een aantal basis processen voor het afhandelen van bestellingen, stapsgewijs is dit verder uitgebreid om alle processen in onze werkomgeving te ondersteunen.

Semantica DMS is ook in gebruik bij voor het beheersen van onderzoeksprojecten. Met constante ondersteuning van Semantica, hebben we een structuur opgesteld die ons in staat stelt onze organisatie op basis van teamwork met Semantica DMS te laten werken, zodat elk team een gemeenschappelijke opslagruimte heeft voor documenten, waar documenten met behulp van de notificatiemogelijkheden, en gebruikers elke keer kunnen lezen wie een document heeft gewijzigd en met behulp van opmerkingen, dat er grote veranderingen hebben plaatsgevonden.

De mogelijkheid om de toegang tot documenten aan gebruikers van Semantica DMS te beperken, biedt ons de mogelijkheid om te kunnen bepalen welke taken een gebruiker mag uitvoeren, welke gebruiker toestemming heeft tot het inzien van het document.

Het bijhouden van alle relevante gegevens van een project in Semantica DMS is van cruciaal belang waardoor de ontwikkeling van het team efficiënt kan verlopen. Daarnaast maakt Semantica DMS het voor ons mogelijk om controle te hebben op de uitgifte van documenten. Het voorkomen van dubbel werk van de versies in de laatste fasen van de uitwerking van rapporten. Er zeker van zijn dat alle veranderingen van verschillende gebruikers naar behoren zijn verzameld.

Ivie heeft gekozen voor Semantica DMS als document management oplossing en gebruikt het voor alle administratieve processen, werkprocessen en het zal een fundamenteel onderdeel vormen van de toekomstige interne portal via de Semantica DMS API, alsmede de mogelijkheid die het biedt als opslag van meta informatie in een database structuur.