Breng papier tot leven

Documenten digitaliseren: hoe werkt het?

Er is veel onduidelijk over het omzetten van papieren naar digitale informatie. Als specialist in digitale documentverwerking en documentenbeheer leggen we u kort uit wat het inhoudt en wat u nodig heeft.

Vooropgesteld: de omzetting is een extra stap in uw documentverwerking en kost tijd. U verdient de investering in documenten digitaliseren en documenten scannen terug in de verdere afhandeling van documenten, zoals:

• opvragen gaat sneller;
• (ver)delen is eenvoudig;
• ruimtebeslag is lager;
• misbruik is beter te traceren.

De voordelen van documenten digitaliseren zijn allemaal uit te drukken in geld. U bespaart doordat u efficiënter met digitale documenten werkt dan met papieren. Daarnaast kunnen de nieuwe mogelijkheden uw omzet verhogen. Lees er meer over in de Use cases.

Wat is digitaliseren?

Het proces om uw papieren archief digitaal benaderbaar te maken, noemen we archief digitaliseren en bestaat uit twee stappen:

1. Scannen
2. Indexeren

Documenten scannen en digitaliseren

Bij het documenten scannen zet een documentscanner iedere pagina om naar een digitale afbeelding. Daarna kan speciale software deze digitale afbeelding vertalen naar computer leesbare tekst. Dit proces heet Optical Character Recognition (optische letter herkenning), kortweg OCR.
Meer weten over scannen?

Bij indexeren neemt u kenmerken van het document over in een registratiesysteem. Hierdoor kunt u documenten terugvinden en aan elkaar relateren, noodzakelijk voor uw dossiervorming. Soms kan deze stap automatisch na het scannen uitgevoerd worden op basis van de OCR-resultaten.

Met Semantica DMS is documenten digitaliseren zeer snel en gebruikersvriendelijk!

Waarvoor dient OCR?

Met het OCR-resultaat is een computersysteem in staat om bewerkingen op de tekst uit te voeren. Hierdoor kun u bijvoorbeeld eenvoudig zoeken op de inhoud van documenten, maar ook delen van de tekst kopiëren en plakken. De OCR-stap vermindert het aantal indexkenmerken en versnelt daarmee het indexeren.

Zonder OCR kunt u de digitale afbeeldingen wel bekijken, maar niet bewerken. Met name het ontbreken van de vrije zoekmogelijkheid is een gemis. Uw enige mogelijkheid om documenten terug te vinden is via de indexkenmerken.

Is documenten digitaliseren veel werk?

Korte antwoord. Nee, per document is digitaliseren niet veel werk, vergelijkbaar met kopiëren. Lange antwoord. Er zijn twee hoofdfactoren waarmee we bepalen hoeveel werk het is, namelijk:

• de hoeveelheid pagina's en documenten;
• het aantal indexkenmerken per document.

Neemt minimaal één van deze factoren toe, dan loopt de inspanning van digitaliseren op. Afhankelijk van uw situatie, wensen en mogelijkheden heeft u meerdere keuzes als u wilt gaan digitaliseren. Hieronder staan er een paar genoemd. Bekijk ook de Use cases voor meer informatie.

*) aanduidingen zijn geen absolute waarden, maar als vergelijking van de keuzes.

Vanzelfsprekend kunt u één of meerdere activiteiten uitbesteden aan professionele dienstverleners op het gebied van digitaliseren en archiefopslag.

Werkt "documenten digitaliseren" voor mij?

Als u wilt weten of documenten digitaliseren voordelen voor u heeft, vraag de gratis informatiemap aan.

Liever persoonlijk contact? Laat uw contactinformatie achter en wij nemen direct contact met u op. Onze documentspecialisten bepalen samen met u, snel en vrijblijvend, hoeveel digitaliseren u gaat opleveren.
Lees meer over onze aanpak