Op effectieve wijze e-mail archiveren

E-mail is bedrijfsinformatie. Of het nu gaat om archiveren, of dat u grip wilt krijgen op complexe berichtenstromen. Met Semantica DMS heeft u uw inbox onder controle.

Hoe archiveer ik mijn e-mail?

Hoe archiveer ik mijn e-mail? E-mailmanagement begint bij archiveren. E-mail archiveren is niets anders dan het opslaan van een veiligheidskopie. De mogelijkheden hangen af van de gebruikte e-mailserver (Lotus Domino, Microsoft Exchange etc.) en de gebruikte e-mailclient (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird etc.) U kunt er zelfs voor kiezen om uw e-mailapplicatie aan de wilgen te hangen en al uw e-mail met Semantica DMS te beheren. Om uw e-mailarchivering te ondersteunen biedt Semantica DMS een aantal mogelijkheden:

Gedoseerd e-mail archiveren

Komt het maar weinig voor dat u een bericht aan een electronisch dossier wilt toevoegen, dan volstaat veelal het doorsturen of exporteren van dat bericht. Stuur berichten door (als orgineel) naar een adres dat u speciaal voor dit doel beschikbaar hebt (bijv. semantica@uw-organisatie.nl) of exporteer ze naar een een EML bestand (een standaard formaat dat o.a. wordt ondersteund door Apple Mail, Outlook Express en Mozilla Thunderbird). Uiteindelijk komen deze berichten in Semantica DMS terecht met behulp van respectievelijk Semantica Popreader en Semantica Fastloader.

Alle e-mail archiveren

Het voordeel van deze manier van e-mail archiveren is dat u er geen omkijken naar heeft. Zorg wel voor een goed spamfilter. Een mogelijkheid om dit te bewerkstelligen is om alle inkomende en uitgaande berichten te voorzien van een automatische kopie (Bcc). Sommige e-mailservers ondersteunen het journaliseren van berichten naar een speciaal e-mailaccount. Voor beide alternatieven is Semantica Popreader de aangewezen ondersteuning. Wilt u liever zo min mogelijk aan de configuratie van uw e-mailserver sleutelen, dan is de Semantica Mailproxy de perfecte tussenpersoon!

Welke manier van e-mail archiveren u ook kiest, de Semantica Mailarchiver is nodig om het plaatje compleet te maken. Dit uiterst flexibel configureerbare product stelt u in staat om bijvoorbeeld elke bericht te voorzien van de voetnoot: 'Dit bericht is gearchiveerd in Semantica DMS onder nummer 12345678'. Ook kunt u de bijgevoegde bestanden vervangen door snelkoppelingen naar de documenten in Semantica DMS. Een ander voorbeeld is het automatisch toekennen van een dossierkenmerk op basis van geadresseerde of afzender. De kans is groot dat Semantica DMS de oplossing is voor uw wensen. Leg uw uitdaging aan ons voor. Wij zijn er klaar voor.