Digitaal dossier

Het juiste dossier

In plaats van achteraf te bepalen waar u een document wilt opruimen, doet u dat met Semantica DMS vooraf. Open een klantdossier, voeg een document toe en vul vervolgens een periode en een onderwerp in. Het briefkenmerk staat er al evenals de datum waarop u een uiterlijk een reactie moet hebben ontvangen. Dan al begint het echte werk.

Voorwerken

Een indeling voor een brief of een offerte is vaak vastgelegd in een sjabloon (template). Deze sjablonen beheert u met Semantica DMS. Selecteert u bij het toevoegen één van de beschikbare templates, dan start de bijbehorende applicatie. De eigenschappen (kenmerken) die u heeft ingevoerd zijn beschikbaar in het document. Omgekeerd zijn gegevens van het document, zoals titel, onderwerp, auteur etc., beschikbaar in Semantica. De techniek die hiervoor wordt gebruikt komt uit het open source project "Apache POI".

Samenwerken

Met meerdere personen een document redigeren of aanpassen is met Semantica DMS geen probleem. Het kunnen plaatsen van opmerkingen bij documenten is standaard inbegrepen. Het automatische versiebeheer bewaart de wijzigingshistorie. Desgewenst geeft een status aan of het document vrijgegeven is voor publicatie, of dat het nog in de conceptfase zit.

Bewerken

Is het document klaar voor verzending, dan is afdrukken en naar de brievenbus brengen een optie. Maar deze pagina gaat over "Digitaal", dus waarom geen PDF-bestand e-mailen? Het converteren van documenten naar PDF-formaat vanuit Semantica DMS is eenvoudig te configureren. Net als het versturen van e-mail. En ook hier kunt u weer gebruik maken van voorgedefinieerde templates. Semantica DMS bespaart u kosten en moeite.

Afwerken

Een brief of een contract is pas compleet met een handtekening. Met Semantica DMS plaatst u eenvoudig een digitale handtekening. Een watermerk dat bevestigt dat u verantwoordelijkheid neemt voor de inhoud, gecombineert met een gescand exemplaar van uw "papieren" handtekening, dat u op de daarvoor bedoelde plaats in het document plakt. Met Semantica DMS zet u de puntjes op de i.

Analoog aan e-mail en papier

Ook digitale documenten zijn op inhoud doorzoekbaar. De indeling van meer dan 300 bestandsformaten is beschikbaar om van de documentinhoud een trefwoordenindex aan te leggen.

De eigenschappen (meta-data) zorgen ervoor dat ook de digitale documenten mee gaan in de workflow. Bij de creatie van een document is het niet mogelijk om deze kenmerken automatisch te vullen. Wel kunnen we u met behulp van standaard waarden, selectielijsten en controles het leven een stuk aangenamer maken.

Reeds aanwezige digitale documenten die op de harde schijf van uw persoonlijke computer of in een bepaalde netwerkfolder van de afdeling staan, zijn met Semantica FastLoader snel een eenvoudig in Semantica DMS te plaatsen.

Eigenlijk zijn alle mogelijkheden van gedigitaliseerde en e-mail-documenten beschikbaar voor digitale documenten. Met één belangrijk verschil. E-mail en gidigitaliseerde documenten zijn in principe inhoudelijk niet meer te wijzigen. Is de bron van uw digitale document beschikbaar, dan is wijzigen nog altijd mogelijk. Wilt u dit voorkomen, dan biedt Semantica DMS hiervoor zeer uitgebreide autorisatiefaciliteiten.

Dus of het nu gaat om papier, e-mail of digitaal, met Semantica DMS beheert u het allemaal.