|
|||
|---|---|---|---|
Wat komt er bij digitaal documentbeheer kijken?De wereld digitaliseert in een enorm tempo. Het voordeel van digitaal werken is in één woord te vangen: efficiëntie. Veel taken zijn eenvoudiger uit te voeren in de digitale wereld. Taken die met papier 30 minuten of meer duren, kosten digitaal 30 seconden of minder. Veel van uw bedrijfsinformatie is al digitaal. E-mail, uw tekstverwerker en deze internetpagina zijn voorbeelden van digitale documenten. Druk deze informatie af op papier en u haalt een streep door de efficiëntie; weg voordeel. Hoe werk ik digitaal samen met collega's? Samenwerken aan documenten en documenten digitaliseren vergt afstemming. Semantica DMS regelt de afstemming automatisch voor u. Doordat Semantica DMS, software voor digitaal documentbeheer, via een webbrowser te gebruiken is, kunt u overal ter wereld samenwerken. De centrale oplossing maakt uw digitale documenten eenvoudig te beheren, ongeacht of uw medewerkers 10 meter of 10.000 kilometer verderop zitten. Met Semantica DMS haalt u de mogelijkheid van outsourcing, dus kostenreductie, binnen. Wij bieden tevens de mogelijkheid voor de digitalisering van uw archief Standaard houdt Semantica DMS versies voor u bij; u overschrijft nooit documenten. U geeft inhoudelijk commentaar aan auteurs en koppelt dat simpel aan uw accorderingsproces. Hoe veilig is werken met digitale documenten?De eisen aan beveiliging en veiligheid in de digitale wereld zijn hoog. Hoger dan in de papieren wereld. Semantica DMS voldoet aan alle eisen, op alle niveaus. Van het onderbrengen van computers in zwaar beveiligde datacenters tot het afschermen van documenten voor onbevoegden. En mocht u een lek vermoeden, dan is het systeem uitgerust met audit logging, zodat u precies kunt zien wie wat wanneer gedaan heeft met uw digitale documenten. Tenslotte is de digitale handtekening eenvoudig te realiseren met Semantica; u registreert uw elektronische handtekening en vanaf dat moment kunt u documenten in Semantica DMS digitaal ondertekenen.
|
Wat is het verschil met documenten op mijn PC of server?Op uw PC of server slaat u digitale documenten op zonder structuur, bijvoorbeeld alles in Mijn Documenten, of met teveel structuur, bijvoorbeeld mapjes in 4 niveaus diep. Beide gevallen maken terugzoeken en overzicht lastig. Met Semantica DMS heeft u geen last van de twee grootste nadelen van mapjes. Ten eerste biedt Semantica DMS een beheerde structuur voor digitaal documentbeheer, uw medewerkers kunnen zonder toestemming geen nieuwe mapjes maken of verplichte mapjes ongebruikt laten. Ten tweede beperkt Semantica DMS de diepte van de mapjesniveaus.
Doordat iedereen aan dezelfde structuur gewend is, werken uw medewerkers door middel van digitaal documentbeheer efficiënter met documenten. Nieuwe medewerkers zijn sneller vertrouwd en dus productief voor uw organisatie. Tenslotte is voor het management een betere controle op voortgang en inhoud mogelijk. Doordat vragen direct beantwoord zijn, is er geen reden om niet geïnformeerd te zijn. Werkt "beheerd digitaal werken" voor mij?Als u wilt weten of beheerd digitaal werken voordelen voor u heeft, vraag de gratis informatiemap aan. Liever persoonlijk contact? laat uw contactinformatie achter en wij nemen direct contact met u op. Onze documentspecialisten bepalen samen met u, snel en vrijblijvend, hoeveel beheerd digitaal werken u gaat opleveren.
|
||
