Accountants- en administratiekantoren

Een digitale kluis voor uw klanten

Hoe zouden uw klanten het vinden als u hun dossiers in een digitale kluis zou kunnen aanbieden? Klanten vertrouwen u al informatie toe. Waarom zou u dan niet de administratie in een nog meer beveiligd en betrouwbaar digitaal dossier ter beschikking stellen?

Met Semantica DMS kunnen uw klanten altijd bij hun administratie/dossier en kunnen zij zelf nieuwe documenten toevoegen. Alle papieren (facturen, bonnen, belastingaanslagen, e-mail) en elektronische documenten op een centrale plaats in één digitaal dossier. U krijgt automatisch melding als er nieuwe documenten zijn toegevoegd door uw klant. En uw klant krijgt melding als u de jaarrekening paraat heeft en aan het dossier heeft toegevoegd!

Een centrale kluis voor u

Uw klanten kunt u dus desgewenst toegang geven tot hun eigen dossier. Hoe ver u hierin wilt gaan kunt u zelf beslissen. Voor het leveren van deze dienst kunt u geld vragen en tegelijkertijd uw backofficeprocessen vereenvoudigen. Binnenkomende e-mail, zelfs met bijlagen, kunt u (automatisch) met Semantica DMS in het juiste klantdossier laten plaatsen. Communicatie met uw klanten wordt eenvoudiger doordat u beiden inzage hebt in documenten zonder de rompslomp van kopieën of heen-en-weer verzending van papieren documenten. U kunt werkstromen uitzetten en volgen door dossiers en documenten toe te laten wijzen aan behandelaars. Het onderhanden werk is direct inzichtelijk voor de verantwoordelijke medewerkers en voor uzelf.

Altijd informatie voorhanden

Bij welke klant u zich ook bevindt met de digitale kluis heeft u altijd de dossiers van de klant bij de hand. En vanuit huis werken wordt ook ineens een stuk gemakkelijker. Naast klantdossier heeft u met Semantica DMS uw naslagwerken en andere bedrijfsdocumenten uit uw kennisbibliotheek onder handbereik!

Veilig tegen brand en diefstal

Met behulp van de uitgebreide beveiliging heeft u strakke bewaking wie-wat-wanneer mag inzien. De inhoud van de dossiers en documenten wordt bewaakt door Semantica, zodat het onmogelijk is ongeautoriseerde informatie in te zien. Door gebruik van Semantica DMS stelt u al uw, in vertrouwen gegeven dossiers, veilig tegen brand, maar ook tegen ongeoorloofd gebruik. Misbruik is altijd traceerbaar. Tegelijkertijd kunt u het fysieke archief verkleinen of misschien zelfs wel opheffen.

De digitale kluis van Semantica DMS biedt u de mogelijkheid om u als administratiekantoor of accountant positief te onderscheiden en om een enorme efficiencyslag te maken.