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Digitalizar documentos. ¿Cómo funciona? Existe mucha incertidumbre acerca de la conversión del papel a la información digital. Como especialistas en procesamiento digital de documentos, déjenos explicarle brevemente qué significa y qué es lo que usted necesita. En primer lugar: Una conversión supone para usted un paso adicional en el procesamiento de sus documentos y conlleva un tiempo. Sin embargo usted recuperará esta inversión con el tratamiento posterior de sus documentos, como:
Todas las ventajas de tener los documentos digitalizados se expresan en dinero. Se ahorra porque se trabaja más eficientemente con documentos digitales que con papel. ¿Qué es digitalizar?Es el proceso de transformación de los archivos en papel a un formato digital accesible, y consta de dos pasos:
 Cuando usted digitaliza un documento mediante un escáner está creando una imagen digital de su documento en papel. Posteriormente, un software especial convierte esa imagen digital en un texto legible. Este proceso se denomina Optical Character Recognition (OCR – reconocimiento óptico de caracteres). Al indexar añadimos las características del documento a un sistema de registro. Esto le permite recuperar rápidamente sus documentos dentro de sus expedientes. En ocasiones, este proceso se puede realizar automáticamente explorando los resultados del proceso de OCR. ¿Qué es OCR?El resultado del proceso de OCR le permite llevar a cabo operaciones sobre el texto. Por ejemplo, le permite buscar fácilmente dentro del contenido de los documentos y realizar las funciones básicas de copiar y pegar dentro del texto. El proceso OCR reduce la cantidad de atributos a indexar, acelerando así el proceso de indexación. Sin OCR, usted puede ver las imágenes digitales pero no editarlas y no dispone de la opción de realizar una búsqueda libre dentro del documento. Su única opción es encontrar estos documentos mediante los campos previamente indexados. |
¿Supone mucho trabajo digitalizar mis documentos?La respuesta corta: No, digitalizar un documento implica el mismo trabajo que realizar una copia. La respuesta más extensa: Es necesario conocer dos factores que determinan la cantidad de trabajo que representaría:
Tomando como referencia alguno de estos factores y dependiendo de su situación, necesidades y posibilidades para digitalizar les mostramos algunas opciones que puede tener en cuenta.
*) estos valores no son absolutos, sirven para comparar las opciones. Naturalmente, usted puede subcontratar uno o varios de nuestros Servicios de Apoyo en los campos de la digitalización y la custodia de documentos. ¿Cómo pueden ayudarme los "documentos digitalizados"?Si desea conocer las ventajas que los documentos digitalizados pueden ofrecerle, solicite gratuitamente nuestro dossier informativo. ¿Prefiere contacto personal? Déjenos sus datos y nos pondremos en contacto con usted. Nuestros especialistas en documentación determinan con usted, rápidamente y sin compromiso, las ventajas de nuestra solución para su empresa.
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