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¿Qué implica?Nuestro mundo se digitaliza a una velocidad enorme. Las ventajas de los documentos digitales se puede resumir en una única palabra: Eficiencia. Muchas tareas son más fáciles de aplicar en un mundo digital. Cualquier tarea realizada sobre el papel puede tardar 30 minutos o más, mientras que en formato digital la duración es de 30 segundos o menos. Gran parte de la información de su empresa ya es digital. Los correos electrónicos, su procesador de texto y estas páginas web son algunos de los ejemplos de los documentos digitales. Si imprime esta información en papel, usted elimina la eficiencia. ¿Cómo trabajar digitalmente con otros usuarios? La colaboración mediante documentos requiere de una coordinación. Semantica DMS ajusta automáticamente esta coordinación para usted. Gracias a Semantica DMS y a través de un navegador web puede trabajar desde cualquier parte del mundo. Con esta solución, es sencillo administrar los documentos digitales, tanto si sus empleados se encuentran a 10 metros como a 10.000 kilómetros de su empresa. Semantica DMS hace el outsouorcing posible, lo que conlleva un ahorro en sus costes. Por defecto, Semantica DMS incorpora un sistema de control de versiones, y no tendrá que reemplazar nunca un documento. Escribir un comentario al autor del documento o crear vínculos es un proceso muy sencillo. ¿Es seguro trabajar en digital?Las exigencias en materia de seguridad y la seguridad en el mundo digital son muy elevadas. De hecho, son mas elevadas que con documentos en papel. Semantica DMS cumple con todos los requisitos en todos los niveles. Desde la integración de los ordenadores en los centros de datos de alta seguridad, hasta la protección de los documentos para personas no autorizadas. Y si usted sospecha de alguna violación de la seguridad, el sistema está equipado con un auditor de registro, con el que se puede realizar una trazabilidad de accesos y acciones sobre sus documentos digitales. Por último, incorporar su firma digital es sencillo. Sólo tiene que registrar su firma electrónica y desde ese momento puede firmar digitalmente todos sus documentos en Semantica DMS.
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¿Cuál es la diferencia respecto a los documentos en mi PC o servidor?Por lo general, en su PC o servidor los documentos digitales se almacenan sin estructura, por ejemplo, todo en Mis Documentos, o demasiado estructurado, por ejemplo, carpetas de 4 niveles de profundidad. En ambos casos, la recuperación y revisión de los documentos es un proceso complicado. Con Semantica DMS elimina la problemática de las carpetas. En primer lugar, Semantica DMS ofrece una estructura administrada para el manejo de los documentos digitales, los empleados que no estén autorizados, no pueden crear nuevas carpetas. En segundo lugar, Semantica DMS reduce la profundidad de los niveles de carpetas, por ejemplo, el año o el nombre del cliente, dicen algo sobre el contenido y se convierten en características del documento. Semantica DMS permite las características pero no las carpetas. Dado a que se utiliza la misma estructura para todo el mundo, sus empleados pueden trabajaran eficientemente con los documentos. Los nuevos empleados se familiarizar rápidamente con el sistema y pronto serán productivos para su empresa. Por último, mejora el control sobre el seguimiento y el contenido. Como las preguntas son contestadas de inmediato, no hay razón para no estar informado. ¿Puede ayudarme Semantica?Si desea saber las ventajas que Semantica puede ofrecerle, solicite gratuitamente nuestro dossier informativo. ¿Prefiere contacto personal? Déjenos sus datos y nos pondremos en contacto con usted. Nuestros especialistas en documentación determinan con usted, rápidamente y sin compromiso, las ventajas de nuestra solución para su empresa.
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