Gestión de correo electrónico

Gestión del correo electrónico

El correo electrónico es un documento y lo tratamos como tal. Con Semantica DMS el correo electrónico forma parte de su dossier de información, al igual que los documentos digitales o digitalizados. Hay cinco áreas diferentes, donde la gestión del correo electrónico se puede utilizar:

1. Archivo
2. Retención
3. Prevención
4. Base de datos de conocimiento
5. Flujo de trabajo

1. Archivo

Inspirado en las limitaciones que encontramos en el software de gestión del correo electrónico. El creciente flujo de los correos electrónicos, conlleva un abultado crecimiento de la bandeja de entrada en nuestro software de gestión haciendo que la recuperación de la información sea un proceso lento y costoso. Semantica DMS racionaliza todos sus mensajes mediante la asignación automática de propiedades. La recuperación de un correo electrónico dentro de su archivo nunca había sido tan rápida y fácil.

2. Retención

Los correos electrónicos también tienen requisitos en cuanto a la retención de registros, por ejemplo, si se tratan de facturas digitales. También hay mensajes que deben ser eliminados, por ejemplo los datos de solicitantes. Semantica DMS puede ayudarle en estas tareas. Puede establecer un periodo de retención de siete años a los correos electrónicos de la categoría "Facturas" y un plazo de expurgo de más de un año para los mensajes de la categoría "Solicitantes". Podrá ajustarlo por completo a lo establecido por ley o los reglamentos internos.

3. Prevención

Los accidentes, conscientes o inconscientes, están a la orden del día. Controlar quién se encarga dentro de su empresa de la comunicación con sus clientes, decidir qué documentos pueden ser agregados como adjuntos en los correos electrónicos o interceptar mensajes de texto indecorosos. La gestión del correo electrónico de Semantica DMS le da el control sobre la información de su negocio.

4. Base de datos de conocimiento

Ahora que tiene bajo control el flujo de sus correos electrónicos con Semantica DMS, está preparado para el próximo paso. En todos estos mensajes y documentos adjuntos existe mucha información oculta. Realizando preguntas concretas puede encontrar esta información. Esta funcionalidad es estándar en Semantica DMS. Y gracias a la asignación automática de propiedades, Semantica DMS es capaz de enriquecer sus correos electrónicos. Con la ayuda de esta información clasificada, su base de datos de conocimientos será más completa.

5. Flujo de trabajo

Combine toda su información clasificada simplemente con tareas de asignación y seguimiento. Mediante el uso de una configuración del flujo de trabajo flexible, tiene la bandeja de entrada bajo control.