Ivie

Las características peculiares del Ivie hacen que se mezclen conocimientos y procesos comunes a muchas organizaciones como son los procesos administrativos, con otros conocimientos muy específicos de las distintas áreas de investigación que cubre el Instituto.

Este hecho condicionó el proceso de selección de un software de gestión documental que, en nuestro caso, queríamos que fuera más allá de un simple repositorio de documentación y se convirtiera en una herramienta clave dentro de los procesos y de los proyectos que el Ivie elabora cada año.

La elección final de Semantica DMS se debió a distintos motivos entre los que destacan: cubre nuestras necesidades como gestor documental, ofrece la posibilidad de generar flujos de trabajo, permite el acceso a los documentos y flujos de forma remota y, por último, pero no menos importante, la ventaja que ofrece su integración con el gestor de base de datos Oracle a la hora de conectar procesos actuales con Semantica DMS.

A partir del momento de su adquisición, se ha ampliado los campos en los que usamos Semantica DMS. Empezamos con lo más elemental como es la organización de la biblioteca y algunos procesos básicos de pedidos para ir ampliando poco a poco el entorno de trabajo.

En estos momentos Semantica DMS ya se está usando en la gestión de proyectos de investigación. Con el apoyo constante del soporte de Semántica, hemos definido una estructura que nos permite replicar nuestra organización basada en equipos de trabajo en Semantica DMS, de forma que cada equipo tiene un espacio común de almacenamiento de documentos donde conocen en cada momento quién ha modificado un documento y, usando la opción de comentarios, que cambios importantes se han realizado.

Usando las posibilidades de restricción de acceso de Semantica DMS, podemos determinar qué tareas puede realizar un usuario sobre documentos que no son de su propiedad, cuando le permitimos verlos.

Mantener toda la información relevante de un proyecto en Semantica DMS es crucial para que el equipo pueda desarrollar con mayor eficiencia su trabajo. Además, la gestión de versiones de Semantica DMS y el hecho de poder controlar la edición de documentos permite evitar problemas de duplicidad de versiones en las etapas finales de elaboración de los informes, agilizando el proceso final y asegurando que todos los cambios de los distintos autores están debidamente recogidos.

El Ivie ha apostado por Semantica DMS como gestor documental y quiere convertirlo en el eje de todos los procesos administrativos, flujos de trabajo y en parte básica de su futuro portal interno para lo que aprovecharemos la definición actual de su API así como las opciones que ofrece el almacenamiento de la información en una estructura de base de datos conocida.